Política de Tratamiento de Datos Personales 

• GAMMA INGENIEROS S.A.S creada desde 1.983, es una empresa colombiana que ofrece
  a sus clientes servicios y soluciones en Tecnología, Consultoría e Ingeniería con innovación
  y sostenibilidad, soportados en un excelente capital humano.
• Datos de identificación: GAMMA INGENIEROS S.A.S. NIT 891.501.783-1.
• Datos de contacto. Dirección: Calle 166 #20-45, Bogotá. Tel.: (601) 4076000
• Sitio web: www.gammaingenieros.com
• E-mail: protecciondatos@gammaingenieros.com 

• Autorización: Se refiere a la expresión del consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que GAMMA INGENIEROS S.A.S., o sus encargados lleven a cabo el Tratamiento de los Datos Personales del titular.
• Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por GAMMA INGENIEROS S.A.S., que ha sido puesto a disposición del titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
• Base de Datos: Consisten en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos. Las Bases de Datos de propiedad de GAMMA INGENIEROS S.A.S. se detallan en la sección VI de las presentes políticas.
• Dato Personal: Según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato Sensible: Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen GAMMA o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la empresa tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresi ón.
• Transferencia:Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
• Transmisión: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de GAMMA INGENIEROS S.A.S..

Los datos personales que en adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:

• Clientes Salesforce: Salesforce es una aplicación tipo CRM (Customer Relationship Management) para gestionar relaciones con los clientes enfocado en ventas y servicio al cliente. Se generan informes en relación con las ventas para poder medir los indicadores de desempeño (KPI´s – Key Performance Indicator) proyectados; además se centraliza la información de los clientes (contacto, oportunidades de negocio, documentos relacionados con el servicio prestado, generar proyecciones futuras) adicional, se puede hacer seguimiento a los usuarios en cuanto a sus actividades dentro de la plataforma (ventas, registro de tareas y eventos diarios, seguimiento a casos de apoyo técnico) de acuerdo a su perfil asignado dentro de la misma.
• Clientes: Recopilación de datos para llevar a cabo labores comerciales y exploración del mercado, permitiendo la identificación de oportunidades de negocio para contacto posterior, contacto directo con clientes, envío de información relacionada a los servicios de la empresa, campañas publicitarias, información sobre eventos, fidelización de clientes, información para evaluar su estado financiero y económico, prospección de clientes para futuros negocios.
• Clientes Potenciales: Base de datos conformada por registros de clientes personas naturales o contactos de empresas denominadas potenciales, que aún no han adquirido productos o servicios de la empresa pero bien podrían estar dentro de su mercado, se usa para llevar a cabo labores comerciales, prospección de clientes, identificación de oportunidades de negocio, reuniones con clientes, envío de propuesta comerciales relacionada a los servicios y productos de la empresa, campañas publicitarias, información sobre eventos, envíos de informaciones sobre el portafolio de la compañía, fidelización de clientes, información para evaluar su estado financiero y económico.
• Clientes finales: GAMMA INGENIEROS S.A.S. usará la información que suministre para: 1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con GAMMA., respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación contractual subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas; 2. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa, así como sus aliados comerciales; 3. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole; 4. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir mis datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube. 5. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa. 6. Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la compañía. 7. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
• Proveedores UEN Tecnología: Se utiliza para lograr emitir órdenes de compra e iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios de la unidad de tecnología, luego llevar un control y pagos por los bienes y servicios recibidos hacia Gamma Ingenieros S.A.S. Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluidos en las mismas. En caso de tratamiento de datos personales con fines de publicidad, marketing o prospección comercial, la superintendencia de industria y comercio dispone de la circular externa número 006 del año 2022, la cual indica la protección de la información de los consumidores que fue obtenida a través de mecanismos comerciales, campañas de publicidad y mercadeo. Como primera medida la organización deberá cumplir con la normatividad sobre el tratamiento de datos personales; segundo, debe verificar que los datos personales fueron obtenidos lícitamente y que pueden ser usados para fines de publicidad, marketing, prospección comercial o cualquier otra finalidad para la cual la organización desee usarlos; tercero, no se debe contactar a las personas que no quieren recibir más publicidad y suprimir sus datos de contacto cuando lo soliciten. Cuarto, implementar los mecanismos efectivos para el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales. Quinto, responder oportuna y debidamente las consultas o los reclamos de los titulares de los datos. Sexto, no contactar a las personas en días u horario que afecten su tranquilidad.
• Plataforma Gamma CyberAcademy: Se utiliza para prestar un servicio de capacitación en ciberseguridad dentro de la plataforma, llevar un registro de avance, generar informes de gestión, divulgar información asociada al servicio prestado, orientada a clientes y funcionarios internos de la organización.
• Hojas de Vida Físico: Se utilizan para llevar un registro y archivo de las hojas de vida del personal.
• Hojas de Vida Personal Activo: Se utiliza para mantener una actualización de datos del personal que se encuentra activo en la organización.
• Hojas de Vida Personal Inactivo: Se utiliza para llevar un control del personal retirado y llevar estadísticas sobre los mismos.
• Clientes mercadeo: Recopilación de datos para llevar registro en la asistencia de clientes o colaboradores a eventos de carácter presencial, híbridos o virtuales. Identificación de oportunidades de negocio para contacto posterior, envío de información relacionada a los servicios de la empresa, contenido relacionado con ciberseguridad, campañas publicitarias, información sobre eventos.
• Colaboradores – Endomarketing: Recopilación de datos para envío de campañas informativas a nivel interno, invitaciones a eventos de carácter presencial, híbrido o virtuales, comunicados corporativos, herramientas de consulta, información sobre capacitaciones.
• Registro de Visitantes: Registrar la entrada y salida de funcionarios externos a la organización, mediante bitácoras manejadas y administradas por el personal de recursos humanos de la compañía.
• Circuito cerrado de TV: Sistema de vigilancia para fines de control de actividades, supervisar áreas y personal, y un control contínuo de seguridad de las instalaciones.
• Agenda proveedores: Se utiliza para establecer el contacto de la entidad o persona a quien se solicitará el servicio o producto.
• Agenda proveedores de energía: Empresas dedicadas a prestar servicios tecnológicos, de los cuales se hace consumo.
• Contratistas: Permite contactar a proveedores de un servicio específico.
• Proveedores área preventa: Se utiliza para llevar a cabo tareas como patrocinios para eventos, contacto directo con preevdores y solicitud de cotizaciones de productos y servicios, que nuestros aliados y proveedores nos otorgan.

• Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de GAMMA INGENIEROS S.A.S. tienen los siguientes derechos:
   Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada a GAMMA INGENIEROS S.A.S., salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
• Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por GAMMA INGENIEROS S.A.S., o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;
• Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de GAMMA y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral IV., de la presente Política.
• Acceder en forma gratuita, al menos, una vez al mes a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

GAMMA INGENIEROS S.A.S. garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Desde la Dirección de transformación del servicio en conjunto con el área de Customer Experience se realiza el proceso de consultas específicamente que conlleven a no conformidades, quejas y reclamos, garantizando que los servicios y soluciones prestadas por Gamma Ingenieros cumplan las expectativas de los clientes internos y externos mediante Planes de Acción que permitan reforzar y potencializar los procesos, a través del formato PGI005 Mejoramiento (mejora del procedimiento) enfocado a cliente externo e interno el cual se lleva el seguimiento en el formato Formato FGI050 Mejoramiento.
Esta dirección es la encargada de recibir, procesar y canalizar las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada del tratamiento. Dichas dependencias una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales GAMMA INGENIEROS S.A.S., garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
Los datos de contacto para el ejercicio de los derechos son:

• Dirección de correspondencia: Calle 166 #20-45, Bogotá.
• Teléfono: (601) 4076000
• E-mail: protecciondatos@gammaingenieros.com

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.  El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Si por alguna circunstancia GAMMA INGENIEROS S.A.S., recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
3. Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene GAMMA INGENIEROS S.A.S. una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

   Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares: La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por GAMMA INGENIEROS S.A.S., señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información: 1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia. 2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante. 3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. 4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. 5) GAMMA INGENIEROS S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados.  Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

• GAMMA INGENIEROS, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.
  Supresión De Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a GAMMA INGENIEROS S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GAMMA. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, GAMMA INGENIEROS S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien GAMMA INGENIEROS S.A.S. tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.

Las bases de datos bajo tratamiento por parte de GAMMA INGENIEROS S.A.S. son las consagradas en el documento de seguridad y estarán vigentes durante toda la duración del objeto social de la empresa.

El aviso de privacidad se encuentra en cualquier formato físico o electrónico que es puesto en conocimiento del titular, antes o en el momento de la recolección de sus datos personales, y es el medio por el cual le es informado todo lo relativo con la Política de Tratamiento de Datos Personales que le será aplicable, la forma para conocerla y la finalidad para la cual sus datos personales han sido obtenidos y el tratamiento que la empresa le dará a los mismos.

En concordancia con el principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GAMMA INGENIEROS S.A.S. adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales objeto de tratamiento, evitando así su
adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Las autorizaciones para el tratamiento de datos personales escritas se controlaran de acuerdo a los numerales 4.2 y 7.5 de la Norma ISO 27001: 2022 y se almacenaran en el server de Sistemas de gestión, ruta: X:\AREA COMERCIAL\PROVEEDORES.

Las presentes políticas rigen a partir del 30 de septiembre de 2015.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de Gamma, no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cuando los términos de las políticas de privacidad de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, los servicios que tengan la opción de renovación, se obtendrán en ésta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

• El sitio web www.gammaingenieros.com
• Correo electrónico enviado a los titulares
• Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en el sitio web o en la sede de la empresa.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es publicada el pasado 14 de marzo de 2023, cuya vigencia rige a partir de la publicación en los medios autorizados y descritos anteriormente para conocimiento de los titulares de los datos.

GAMMA INGENIEROS S.A.S. tiene implementado, adopta y mantiene un Programa Integral de Gestión de Datos Personales diseñado específicamente para garantizar y demostrar el estricto cumplimiento con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 del 2012 y demás normatividad complementaria. La compañía se compromete a conservar las evidencias documentales, técnicas y operativas que demuestren la ejecución y eficacia de este programa. 

• Gestión de Riesgos de Datos Personales: La empresa cuenta con una política orientada a la gestión de riesgos exclusiva sobre los datos personales. Como parte de esta gestión, GAMMA INGENIEROS S.A.S. diseña, ejecuta y actualiza una Matriz de Riesgos específica para datos personales (independiente de la matriz operativa), habiendo ejecutado ya interacciones formales para identificar, evaluar y mitigar los riesgos de privacidad y seguridad en la información.
• Formación y Concienciación: Se exige por política institucional la definición, programación y ejecución de programas periódicos de formación obligatoria en temas de protección de datos personales para todos los colaboradores de la compañía. Se cuenta con un registro riguroso de asistencia y evaluación que sirve como evidencia comprobable de la ejecución de dichas capacitaciones.
• Gestión con Terceros y Proveedores: Todo proveedor o tercero que tenga acceso, uso o administre datos personales en nombre de la compañía, está regido por una política de gestión de proveedores que exige mediante cláusulas contractuales y acuerdos de confidencialidad el estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. Los proveedores deben garantizar los mismos estándares de protección de datos personales de GAMMA INGENIEROS S.A.S.
• Gestión de Incidentes de Seguridad con Datos Personales: La compañía cuenta con una política y procedimientos específicos para la gestión, contención y reporte de incidentes de seguridad que involucren exclusivamente datos personales (diferenciados de los incidentes operativos estándar). Estos procedimientos incluyen notificaciones oportunas al titular y a la Superintendencia de Industria y Comercio ante cualquier vulneración que suponga un riesgo para los derechos y libertades de los titulares de la información.